sampietro

Access nos permite insertar dentro de los formularios diversos objetos, con la finalidad de facilitar la introducción de datos, así como el acceso a los mismo y su edición o, simplemente, mejorar visualmente el diseño del formulario.

Estos objetos que pueden insertarse con cuadros de texto, botones de formulario, etiquetas, casillas de verificación, rectángulos, botones de opción, cuadros de lista, imágenes, etc.

Para poder insertar cualquiera de estos objetos hay que tener visible el Cuadro de herramientas así como tener el formulario en la vista Diseño.

Para insertar botones en un formulario hemos de tener visible el Cuadro de herramientas. Si no lo está, has de activarlo en el menú Herramientas- Personalizar y a continuación marcar Cuadro de herramientas.

· Incrustar imágenes: las imágenes formarán parte de la base de datos. Este procedimiento tiene la ventaja de que, si la base de datos cambia de ubicación, las imágenes irán con ella, pero tiene también el inconveniente de que aumentará el tamaño de la base de datos.

· Vincular imágenes: las imágenes no formarán parte de la base de datos, sino que únicamente tienen un vínculo con ella y, cada vez que se utilizan, son llamadas desde está. Por ello, han de acompañar a la base da datos si se cambia de ubicación.

Para poder insertar imágenes en una tabla, como ya se vio en la unidad anterior, hay que crear un campo, cuyo tipo sea Objeto OLE.

CONCEPTOS ESENCIALES

En una base de datos hay tres electos fundamentales:

El campo: Es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

El registro: Es la unidad más elemental de un fichero de base de datos.

El fichero: Es un conjunto de información que participa de las mismas características.

OBJETOS ESENCIALES

· Tablas: conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.

· Consultas: permiten catalogar, ordenar, extraer, y modificar la información contenida en una tabla o en u conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan.

· Formularios: son diseños que realizaremos para poder introducir, modificar o visualizar los registros de una tabla o consulta.

· Informes: son extractos procedentes de tablas o consultas y que tienen como propósito principal el ser impresos en papel, aunque también pueden simplemente visualizarse en pantalla.

TIPOS DE CAMPOS

· Texto.

· Memo

· Numérico

· Fecha/ hora

· Moneda

· Autonumérico

· Sí/No

· Objeto OLE

· Hipervínculo

· Asistente para búsquedas.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

· Tamaño del campo: es la longitud máxima que podrá tener el campo y que es diferente entre campos de tipo Texto o de tipo Número.

· Formato: depende del tipo de datos.

· Lugares decimales: el número de cifras decimales a la derecha del separador.

· Máscara de entrada: sirve para facilitar la entrada de los datos mediante teclado, pues les da el formato que se haya asignado mediante la máscara y además qué valores pueden ser introducidos.

· Título: aporta información al usuario sobre los objetos cuando se trabaja en distintas vistas.

· Valor predeterminado: valor por defecto que tomará el campo.

· Regla de validación: limita los datos que se pueden introducir en el campo según la norma establecida.

· Texto de validación: será el mensaje que nos dará Access si introducimos algún valor que no es válido o que no cumple con la regla de validación.

· Requerido: es necesario introducir un valor en ese campo.

· Indexado: hace que las búsquedas posteriores sobre ese campo sean más rápidas.

· Compresión Unicote: comprime los datos de tipo Memo y de tipo Texto para que ocupen menos espacio en la base.

BASE DE DATOS RELACIONADAS

Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por campos comunes

CONSULTAS

- Consultas de acción: realizan cambios en los registros.

o Consulta de tabla de referencias cruzadas

o Consulta de creación de tabla

o Consulta de actualización

o Consulta de datos anexados

o Consulta de eliminación

- Consulta de selección: son tablas donde los datos han sido filtrados y sólo se muestran aquellos cuyos criterios hayamos especificado.

FUNCIONES ESTADÍSTICAS

· PROMEDIO: nos devuelve la media aritmética de los números o del rango que está entre paréntesis.

· MAX: devuelve el valor máximo de una lista de números o de celdas.

· MIN: devuelve el valor mínimo de una lista de números o de celdas.

· MODA: devuelve el valor mínimo de una lista de números o de celdas.

· MEDIANA: devuelve el valor central dentro de una serie de números ordenados de mayor a menor o de menor a mayor.

· CONTAR: cuenta el número de veces que aparece un argumento numérico en una lista.

· CONTARA: cuenta el número de veces que aparece un argumento de texto en una lista.

· CONTAR.SI: cuenta el número de veces en que aparece un valor determinado en un rango de celdas.

FUNCIONES FINANCIERAS

· ABS: Sirve para calcular el valor absoluto de un número.

· PAGO: sirve para calcular el capital anual que pagaríamos por un préstamo a un determinado tipo de interés.

· PAGOINT. Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante.

FUNCIONES CON FECHAS

Permiten hacer cálculos con datos relativos a fechas y horas.

Formato - Celdas y allí, en la pestaña Número, elegimos la opción Fecha.

FUNCIONES MATEMÁTICAS

· ENTERO. Redondea un número al entero inferior mas cercano.

· RESIDUO: muestra el resto de la división de dos números.

· REDONDEAR: redondea un número con los decimales que se indican en el argumento.

FORMULARIOS

Nos permiten introducir datos mas fácilmente, así como dar al resultado una apariencia más vistosa.

Se activa la Barra de herramientas de formularios Ver- Barras de herramientas- Formularios

HERRAMIENTAS

Herramientas Solver

Se trata se una herramienta fácil de utilizar y que tiene una utilidad práctica muy importante. Se instala en Herramientas- complementos y se marca la casilla Solver

Buscar objetivos

Tiene menos posibilidades que Solver, por lo que puede utilizarse en ejercicios más simples o que requieran de la fijación de menos condiciones.

Proteger

· Proteger libro.

o Si queremos proteger la escritura del libro para que las hojas no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, cambiarse de nombre o crear nuevas hojas activaremos la opción estructura.

o Si activamos la opción Ventana las ventanas no podrán cambiar de tamaño o posición cada vez que se abra el libro.

o Si se introduce una contraseña sólo podrá desprotegerse el libro quien la conozca.

· Proteger hojas. Permite que no se puedan hacer cambios en la hoja.

· Protección parcial de hojas. Se protegen solo las celdas que no queremos que el usuario final pueda modificar.

MACROS

Son utilidades que facilitan la realización de algunas tareas repetitivas, como sumar determinadas columnas, pasar de una hoja a otra, abrir una aplicación, saltar a un celda concreta, etc.

FUNCIONES BÁSICAS Y GRÁFICOS

Funciones básicas

· Al escribir una fórmula cualquiera debes empezar siempre por el signo igual.

· En caso de que utilices varios operadores en una misma fórmula, Excel establece una prioridad entre ellos.

· Para cambiar las prioridades en las operaciones utilizamos los paréntesis.

Gráficos

Los datos de las hojas de cálculo pueden representarse en forma de texto, numérica o visual a través de los gráficos.

Los gráficos relacionan datos, en primer lugar, para crear un gráfico, hay que introducir dichos datos en la hoja de cálculo. A continuación se seleccionan los datos que se desea relacionar y se elige una de estas opciones:

· Gráficos de la Barra de herramientas.

· Insertar- Gráfico- asistente para gráficos.

· Seleccionar Ver- Barras de Herramientas- Gráfico

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

El formato de la función es el siguiente: =BUSCARV (celda;rango;columna).

· Celda: es la celda en donde se introducirá el dato conocido.

· Rango: es el rango de celdas en donde se buscará la información.

· Columna: contando desde donde está la columna de los códigos y tomando ésa como la número 1, tienes que decir el dato de qué columna quieres que muestre.

FUNCIONES LÓGICAS

La función =SI() es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición; si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO, si la condición no se cumple, da como resultado FALSO.

Sintaxis:

=Si (Condición_o_argumento 1;argumento2;argumento3)

OPERACIONES BÁSICAS

Iconos de la barra de Formato

· Combinar y centrar: convierte varias celdas en una sola.

· Estilo moneda: si pulsamos sobre este icono dicha celda aparecerá en estilo moneda.

· Estilo millares: convierte el contenido de la celda seleccionada a formato millares, es decir añade el punto de los miles.

· Aumentar decimales: aumenta de uno en uno el número de decimales de las cifras.

· Disminuir decimales: disminuye uno a uno el número de decimales de las cifras.

La ayuda

Puedes activar la Ayuda pulsando sobre el Ayudante de Office o bien en el signo de interrogación que aparece en la Barra de Menús.

La búsqueda se puede hacer introduciendo las palabras clave del tema que necesitas consultar.

CONCEPTOS ESENCIALES

Nomenclatura

· Libro. Es el documento que estemos haciendo en Excel y al que se le asigna la extensión .xls.

· Hoja. Son cada uno de los folios de un libro de trabajo.

· Celda. Cada celda está representada por letras y números.

· Rango. Es un grupo de celdas.

· Controlador de relleno. En el ángulo inferior derecho de cada selección de rango aparece un pequeño cuadrado en negro. Ése es el controlador de relleno. Lo utilizamos con frecuencia ya que su función facilita enormemente el trabajo a la hora de rellenar celdas.

Referencias a celdas

· Referencias relativas. Las referencias relativas modifican la referencia de las fórmulas en base a la posición que ocupe la nueva celda cuando la copies.

· Referencias absolutas. Garantizan que las referencias a celdas no varíen cuando copiemos la fórmula a otro lugar.

· Referencias mixtas. Fijan una coordenada como absoluta y la otra como relativa.

· Referencia circular. Se produce cuando una fórmula, de manera directa o indirecta, depende de su propio valor.

FORMATOS EN EXCEL

Configurar página

En archivo- Configurar página.

· Página.

o Vertical o Apaisada.

o Escala

· Márgenes.

· Encabezado y pie de página

· Hoja.

· Vista preliminar

· Imprimir.

PRÁCTICAS CON OPERACIONES BÁSICAS Y FORMATO

Pueden aparecer durante la realización de algún ejercicio algún error, aparentemente sin sentido. Ello de debe a que para algunos ejercicios hay que contar con los Complementos de Excel.

Herramientas- complementos. Activar todos los complementos disponibles.

PROTEGER UN DOCUMENTO

Proteger de apertura

Word solicitara una contraseña a quien intente abrir el documento en cuestión

Proteger de escritura

Se puede proteger para que pueda ser abierto por otras personas pero que no puedan realizar cambios en él.

HIPERVÍNCULOS

Son atajos por los cuales podemos ir de un lugar a otro dentro de un mismo documento, de un documento a otro o de un documento a un lugar de Internet.

TEMAS

Un tema es un formato especial para un documento concreto. Si pulsamos sobre Formato- Tema, se abrirá una ventana con una lista de temas posibles. Todo el documento tomará esa forma.

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Con el uso de las bases de datos y de los avanzados procesadores de texto las cartas parecen escritas a propósito a una sola persona, están personalizadas u al recibir una de ellas no nos sentimos como uno más de un montón que han recibido el mismo escrito. Mediante las herramientas de combinación de correspondencia de Word podemos escribir cartas personalizadas, además de etiquetas, sobres y mensajes de correo electrónico.

FORMULARIOS

Son documentos destinados a recoger información, para lo que contienen determinados espacios, denominados campos, en los que se incluye dicha información.

OTRAS HERRAMIENTAS

Plantillas

Son documentos diseñados en los que tenemos que rellenar los datos que nos interesen.

Páginas Web

Podemos guardar nuestros documentos como páginas Web, mediante la extensión htm.

Autorresumen

Cuatro opciones:

· Resaltar puntos principales.

· Crear un documento nuevo para colocar el resumen.

· Insertar resumen ejecutivo o extracto para colocar al principio del documento.

· Ocultar todo excepto el resumen sin salir del documento original.

COLUMNAS Y LETRA CAPITAL

Mediante las columnas podemos hacer que un texto se distribuya en el papel en varias columnas.

La letra capital o letra de comienzo es una opción que nos permite resaltar la primera letra de un párrafo, para llamar la atención sobre el mismo.

TABULADORES

Son topes que fijamos para escribir los datos encolumnados. Se pueden colocar directamente en la regla o a través de Formato- Tabulaciones.

NUMERACIÓN Y VIÑETAS

Se utilizan para escribir en modo esquema. Formato- Numeración y viñetas.

COMENTARIOS

Los comentarios pueden ser visibles y aparecerán en la copia impresa en papel. En la pantalla de nuestro ordenador pueden mostrarse u ocultarse, para ello sólo tenemos que seleccionar o deshabilitar la opción menú Ver- Marcas.

Para insertar los comentarios de texto al menú Insertar- Comentario.

Para insertar un mensaje de voz es necesario tener activa la Barra Revisión y hacer clic en el icono del botón Insertar comentario de voz.

NOTAS AL PIE Y AL FINAL

Se utilizan para ampliar la información contenida en el texto, para hacer algún comentario sobre dicha información o para citar las fuentes de dicha información.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Se crean a través del menú Ver- Encabezado y pie de página.